Parce que les entreprises travaillent avec et pour des personnes, il est normal qu’elle ait des appels venant de l’extérieur et ce, à tout moment. Pourtant, avec un agenda chargé, un entrepreneur ; même s’il comprend l’importance de ces appels pour sa structure ; peut rapidement être débordé et ne plus décrocher pour se concentrer sur son cœur de métier. Est-ce une bonne idée et comment trouver une solution pérenne et économique ?
Une permanence téléphonique, c’est quoi ?
Rater un appel, c’est rater une opportunité. C’est aussi simple que cela. Pourtant, parce qu’ils sont sur le terrain, qu’ils n’ont pas le personnel pour répondre au téléphone ou un agenda surchargé, nombreux sont les entrepreneurs, notamment en TPE et PME qui ne prennent plus les appels.
Les fournisseurs, mais surtout les clients tombent sur un répondeur, quand celui-ci ne leur répond pas que la messagerie est saturée, ce qui laisse augurer qu’ils n’auront pas réponse à leurs questions.
Pour l’entreprise, c’est autant de clients en moins qui, du fait de cette mauvaise expérience, vont se tourner vers la concurrence.
Une permanence téléphonique est une prestation qui consiste en le fait de prendre tous les appels entrants d’une entreprise et ; selon le service choisi ; d’apporter réponse aux questions posées ; ce qui semble plus judicieux, mais peut prendre également des messages ou transférer les appels dans les cas d’urgence.
Cette permanence téléphonique peut également permettre à des personnes extérieures d’être prises en compte à des horaires atypiques ou le week-end.
Quels sont les avantages d’une permanence téléphonique pour une entreprise et comment la mettre en place ?
La gestion d’un secrétariat téléphonique ou permanence téléphonique ne s’improvise pas. Il faut être disponible, proposer un accueil agréable quelle que soit l’attitude de la personne au bout du fil ou le nombre d’appels dans la journée, tout en apportant une réponse satisfaisante à la personne qui appelle.
Quand le chef d’entreprise ne peut pas s’en charger lui-même mais qu’il n’a pas les moyens d’embaucher, il peut externaliser ce besoin à un centre d’appel basé en France. Il a ainsi l’assurance non seulement de continuer à compter sur ses clients existants, mais aussi de pouvoir trouver de nouveaux prospects car les call centers proposent des services annexes intéressants pour aider au développement de la structure.
Plus que répondre à des questions sur les services de l’entreprise (sur lesquels ils sont formés), les agents des centre d’appels peuvent proposer un vrai service client pour le service après-vente par exemple, faire des enquêtes de satisfaction, présenter de nouveaux produits par le biais de la prospection téléphonique en respectant les règles et la législation en vigueur dans ce domaine et bien plus encore.
Le chef d’entreprise peut ainsi sereinement se consacrer à la vente de ses produits ou effectuer ses prestations chez ses clients tout en bénéficiant d’une bonne réputation.
Etre à l’écoute des besoins de ses clients est en effet un impératif et cela a un impact direct sur le chiffre d’affaires généré, dans un monde de plus en plus concurrentiel.
